Im ersten Teil unserer Zusammenstellung zum Thema Arbeitszeugnis konnten Sie sich über

• die rechtliche Einordnung des Arbeitszeugnisses,
• die Herkunft der Zeugnissprache,
• die ordentliche Struktur von Arbeitszeugnissen,
• die zu bewertenden Einzelteile,
• die sprachliche Grundstruktur von Bewertungen und
• übliche Formulierungen und deren Bedeutung

informieren. Lesen hier im zweiten Teil über

• die Gründe für ein zu gutes oder ein zu schlechtes Zeugnis
• gängige Fehlerquellen im Zeugnis
• verbotene “Geheimcodes” und ihre Bedeutung
• wie Sie Ihr Arbeitszeugnis anhand einer Checkliste prüfen können
• unsere Praxis-Tipps für Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Betriebsräte.

Gründe für ein „zu gutes“ Zeugnis

• Wegloben: Man möchte sich von einem Mitarbeiter trennen, die Gründe reichen aber für eine Kündigung nicht aus. Bei den Verhandlungen über eine einvernehmliche Trennung mit Abfindungsregelung fordert der Arbeitnehmer ein positives Arbeitszeugnis. An diesem kostenfreien Zugeständnis möchte man die Trennung nicht scheitern lassen
• Der Aussteller ist konfliktscheu und will Ärger, Diskussionen Streit vermeiden, die ihm keinen Nutzen bringen
• Der Arbeitnehmer droht mit einer Klage. Der Arbeitgeber ändert das Zeugnis, weil er für einen unproduktiven Gerichtsstreit weder Zeit noch Kosten aufwenden will
• Ein Arbeitnehmer droht, in einem eventuellen Gerichtsstreit bestimmte Interna publik zu machen
• Dem Arbeitnehmer muss wegen Auftragsmangel oder zwecks Rationalisierung betriebsbedingt gekündigt werden Man ist der Ansicht, dass bei dieser Sachlage ein wohlwollendes Zeugnis (sog. Gefälligkeitszeugnis) das mindeste ist, was man für den Arbeitnehmer tun kann
• Der Arbeitgeber überbewertet die Wohlwollenspflicht, die in der Praxis bekannter ist als der Wahrheitsgrundsatz


Gründe für ein „zu schlechtes“ Zeugnis

• Der Aussteller erstrebt aus Gerechtigkeitsüberlegungen Arbeitszeugnisse, die hinreichend zwischen den einzelnen Arbeitnehmern differenzieren
• Der Aussteller möchte durch die explizite Praxis, möglichst nur wahre Zeugnisse auszufertigen, die Arbeitnehmer zu guten Leistungen und zu positivem Verhalten motivieren
• Der Aussteller bemüht sich um differenzierte, wahre und informative Zeugnisse, da er anderen Arbeitgebern eine zuverlässige Beurteilungsgrundlage liefern möchte. Dies ist entgegen dem Vorurteil, alle Zeugnisse seien Lobeshymnen, die Haltung vieler Aussteller
• Der Aussteller fürchtet, unrealistische Arbeitszeugnisse könnten dem Ruf des Unternehmens schaden. Dies gilt insbesondere dann, wenn in einer Region die Arbeitgeber bzw. die Personalleiter persönlich miteinander bekannt sind
• Der Zeugnisaussteller möchte mögliche Schadensersatzansprüche von Nachfolgearbeitgebern vermeiden
• Der Aussteller nimmt die Beurteilungen nach seinen individuellen hohen Maßstäben und weniger nach objektiven Maßstäben vor
• Der Arbeitgeber ist verärgert über das Ausscheiden eines guten Mitarbeiters und lässt diese Stimmungen in das Zeugnis einfließen

Quelle: Weuster/Scheer, Arbeitszeugnisse in Textbausteinen

Fehlerquellen in Form und Struktur

Quelle: BWRmedia

Standardformulierungen und die enthaltende Note

Sehr gut

• „die Leistungen haben in jeder Hinsicht unsere volle Anerkennung gefunden“
• „erledigte die Aufgaben stets selbstständig mit äusserster Sorgfalt und Genauigkeit“
• „erledigte zugeteilte Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“
• „war im höchsten Maße zuverlässig“
• „arbeitete stets zuverlässig und genau“
• „erzielte herausragende Arbeitsergebnisse“
• „hat vereinbarte Ziele selbst unter schwierigsten Bedingungen zumeist noch übertroffen“
• 
“stets hochmotiviert“
• 
“zeigte außergewöhnliches Engagement“
• 
“wurde von Kollegen, Vorgesetzten und Kunden stets als freundlicher und fleißiger Mitarbeiter geschätzt“
• 
“hatte oft neue Ideen“
• 
“neue Situationen stets sehr gut und sicher meisterte“
• „optimale Lösungen fand“
• „sein Aufgabengebiet beherrschte“
• „über hervorragende und fundierte Fachkenntnisse verfügt“
• „Musterschüler“

Gut

• „wir waren mit den Leistungen immer sehr zufrieden“
• „hat unseren Erwartungen in jeder Hinsicht und bester Weise entsprochen“
• „arbeitete stets zuverlässig und gewissenhaft“
• 
“hatte neue Ideen“
• „neue Arbeitssituationen erfolgreich meisterte“
• 
“über umfassende Fachkenntnisse“
• „die zugeteilten Aufgaben stets zur vollen Zufriedenheit“
• 
“erledigte Aufgaben stets selbstständig mit großer Sorgfalt und Genauigkeit“
• „zeigte stets überdurchschnittliche Arbeitsqualität“
• „zeigte stets Initiative, Fleiß und Ehrgeiz“
• „Verhältnis zu Vorgesetzten, Mitarbeitern und Kunden war einwandfrei“
• 
“engagierter Mitarbeiter“
• „Zweier-Schüler“

Befriedigend


• „hat unseren Erwartungen in jeder Hinsicht entsprochen“
• „war verantwortungsbewusst“
• 
“führte zugeteilte Arbeiten systematisch aus“
• „Arbeitsqualität war überdurchschnittlich“
• „arbeitete gewissenhaft und zuverlässig“
• „das Verhalten zu Mitarbeitern und Vorgesetzten war vorbildlich“
• 
“hat Aufgaben stets zu unserer Zufriedenheit erledigt“
• 
“zeigte Engagement und Initiative“
• „stets sorgfältig und genau“
• „über solide Fachkenntnisse“
• „in neuen Situationen zurechtfand“
• „vereinbarten Ziele erreichte“
• „Dreier-Kandidat“

Ausreichend

• „hat die ihm übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit erledigt“
• „hat unseren Erwartungen entsprochen“
• „zeigte keine Unsicherheiten bei der Ausführung seiner Aufgaben“
• „Arbeitsqualität entsprach den Anforderungen“
• „erledigte zugeteilte Aufgaben zu unserer Zufriedenheit“
• 
“das Verhalten zu Mitarbeitern war vorbildlich“
• „das Verhalten zu Vorgesetzten war einwandfrei“
• „Arbeitsergebnisse entsprachen den Anforderungen“
• „arbeitete sorgfältig und genau“
• 
“mit Sorgfalt und Genauigkeit“
• 
“bewältigt“
• „solides Basiswissen“

Mangelhaft

• „hat die ihm übertragenen Arbeiten mit großem Fleiß und Interesse durchgeführt“
• „hatte Gelegenheit, alle innerhalb der Abteilung zu erledigenden Arbeiten kennen zu lernen“
• 
“war in der Regel erfolgreich“
• 
“entsprach im Allgemeinen den Anforderungen“
• „hat die Aufgaben im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit erledigt“
• „das persönliche Verhalten war insgesamt einwandfrei“
• „zeigte, nach Anleitung, Fleiß und Ehrgeiz“
• „bemühte sich im Allgemeinen den Anforderungen zu entsprechen“
• „im Wesentlichen“
• „Unsicherheiten“
• 
“ohne Schwierigkeiten“
• „mit Unterstützung des Vorgesetzten“

Ungenügend

• „hat nach Kräften versucht, die Leistungen zu erbringen, die
 wir an diesem Arbeitsplatz fordern müssen“
• „Arbeitsqualität entsprach meistens den Anforderungen“
• „war um zuverlässige Arbeitsweise bemüht“
• „war stets bemüht den üblichen Arbeitsaufwand zu bewältigen“
• „war bestrebt sich neuen Situationen anzupassen“
• „das persönliche Verhalten war im Wesentlichen tadellos“
• „zeigte für die Arbeit Verständnis und Interesse „
• „versucht“
• „sich bemüht“
• „bestrebt war“

Quelle: www.zeugnis-deutsch.de

Unzulässige „Geheimcodes“ und ihre Bedeutung

Quelle: Hochschule Magdeburg-Stendal

Checkliste zur eigenen Zeugnisüberprüfung

• Ist der Umfang des Zeugnisses angemessen (je nach Dauer der Beschäftigung und Position ein bis zwei DIN A4-Seiten)?
• Ist das Zeugnis frei von stilistischen Mängeln und Rechtschreibfehlern (z.B. großgeschriebene Personalpronomen wie „…und Sie erledigte Ihre Aufgaben“ oder eine uneinheitliche Schreibweise des Datums wie „Er war vom 01.Juli 2001 bis zum 31.05.2003 für uns tätig“)?
• Entspricht das Zeugnis in etwa der aufgezeigten Struktur? Sind die Abschnitte Werdegang und Stellenbeschreibung frei von Wertungen? Erfolgen Verhaltensaussagen erst nach dem Ende des Leistungsteils?
• Bewertet das Zeugnis im Leistungsteil erst die theoretischen Aspekte (Bereitschaft, Befähigung, Wissen) und dann die praktischen (Arbeitsweise, allgemeiner Arbeitserfolg, konkrete Erfolge)?
• Folgen Verhaltensaussagen erst danach?
• Gibt die Stellenbeschreibung einen ausführlichen Überblick über die Aufgaben (ca. sieben, acht Aufgabenpunkte) und ist sie nach der Bedeutung der Aufgaben geordnet (das Wichtigste zuerst)?
• Ist die Stellenbeschreibung grammatikalisch einheitlich formuliert (z.B. „Durchführung von“, „Unterstützung von“, nicht „Durchführung von“, „Unterstützen von“)?
• Vermeidet das Zeugnis passive Konstruktionen (z.B. „Er/ Sie wurde eingesetzt/ beschäftigt als“, „Er erledigte (nur) die Aufgaben, die ihm/ ihr übertragenen wurden“)?
• Enthält das Zeugnis dynamische Attribute („engagiert, motiviert“)?
• Werden die für die Stelle wichtigsten Fähigkeiten bescheinigt (z.B. Auffassungsgabe, analytisches Urteils-/ Denkvermögen, Problemlösungsfähigkeit, Belastbarkeit, Organisationstalent)?
• Wird die Arbeitsweise sowohl als zielorientiert/ effizient wie auch als sorgfältig/ gewissenhaft bezeichnet?
• Trifft der Zeugnis-Autor eine Aussage zum Arbeitserfolg (z.B. Qualität der Arbeitsergebnisse, Zielerreichung)?
• Hebt der Zeugnis-Autor besondere Erfolge beispielhaft hervor?
• Werden die genannten Attribute (z.B. Engagement) durch Temporaladverbien (stets, jederzeit, immer) und Adjektive deutlich aufgewertet (z.B. „stets sehr großes/ ausgezeichnetes/ überdurchschnittliches Engagement“)?
• Bescheinigt der Zeugnis-Autor dem Mitarbeiter, „stets zur vollsten Zufriedenheit“ (=Gesamtnote 1) oder zumindest „stets zur vollen Zufriedenheit“ (=Gesamtnote 2) gearbeitet zu haben?
• Verzichtet der Zeugnis-Aussteller auf distanziert klingende Formulierungen wie „Wir haben ihn/ sie kennen gelernt als“ oder „Er/ Sie zeigte sich als“?
• Verzichtet der Zeugnis-Autor auf eher negativ behaftete Begriffe wie „korrekt“, „notwendig“, „durchaus“, „im Wesentlichen“, „in der Regel“, „weitgehend“, „insgesamt“, „(ohne) Tadel“, „(ohne) Beanstandungen“, „Fehler“, „Kritik“, „bemühte sich“, „war bestrebt“?
• Enthält das Zeugnis die Formulierung „Das Verhalten war stets vorbildlich/ einwandfrei“ oder „Er/Sie wurde sehr geschätzt“?
• Sind im Verhaltensteil alle relevanten Kontaktpersonen (Vorgesetzte, Kollegen, Kunden, Geschäftspartner) genannt? Sind hierbei die Vorgesetzten vor den Kollegen genannt?
• Verzichtet das Zeugnis auf die besondere Betonung von Nebensächlichkeiten und Selbstverständlichkeiten (z.B. „Er/ Sie war pünktlich und ehrlich“)?
• Ist im Schlussabschnitt der Beendigungsgrund genannt (z.B. Stellenabbau, Insolvenz)?
• Enthält der Schlussteil alle der folgenden Bestandteile: „Wir bedauern das Ausscheiden, danken ihm/ihr (nicht: „wir bedanken uns“!!!) für die stets (sehr) guten Leistungen und wünschen ihm/ihr für den weiteren Berufs- und Lebensweg alles Gute und weiterhin viel Erfolg“?
• Verzichtet der Schlussteil auf Gesundheits- und Glückwünsche („Wir wünschen ihm/ ihr viel Glück und Gesundheit“)?
• Ist das Zeugnis von einer wichtigen Person unterzeichnet (im Idealfall der Geschäftsführer und der direkte Vorgesetzte) und wird der vollständige Name maschinenschriftlich wiederholt? Sind Ranghöhe/ Kompetenz der Unterzeichner (Geschäftsführer, Abteilungsleiter) angegeben?
• Endet das Arbeitsverhältnis laut Zeugnis – wie bei regulären Vertragslaufzeiten üblich – am Monatsende (30./31.) bzw. zur Monatsmitte (15.) und nicht etwa abrupt an einem „krummen“ Termin?
• Stimmt das Ausstellungsdatum des Zeugnisses mit dem Tage des Ausscheidens überein?

Quelle: Hochschule Magdeburg-Stendal

Diesen Check sollten Sie gleich nach Erhalt des Zeugnisses durchführen und bei Mängeln unverzüglich eine Berichtigung verlangen und auch wirksam durchsetzen. Dies gilt selbst dann, wenn Sie zwischenzeitlich bereits eine neue Beschäftigung gefunden haben und das Arbeitszeugnis eigentlich nicht mehr benötigen. Dies könnte nämlich in der Zukunft wieder der Fall sein und dann kann ein verspätetes Berichtigungsverlangen vergeblich sein, denn nach einem Urteil des LAG Hessen (16.01.2013, 18 Sa 602/12) ist der Anspruch auf Berichtigung (richtiger: Ausstellung eines einwandfreien Zeugnisses) spätestens nach 2 Jahren und 8 Monaten verwirkt. Dies schließt im Einzelfall nicht aus, dass der Anspruch bereits schon früher verwirken kann.

Praxis-Tipps

Arbeitgeber: Verzichten Sie darauf, Ihrem ausscheidenden Mitarbeiter ein Geschenk machen oder „noch Einen mitgeben“ zu wollen. Sie sind bei der Zeugniserstellung den Grundsätzen der Wahrheit und der Vollständigkeit verpflichtet, emotional begründete „Ausschläge“ können für Sie zu unnötigem weiterem (und teurem) Ärger führen. Wenn Sie nicht den Arbeitnehmer sein Zeugnis selbst verfassen lassen wollen, dann sollten Sie über einen Ersteller mit ausreichender Kenntnis der Gepflogenheiten und Untiefen der Zeugnissprache verfügen. Nutzen Sie Stellen-/Aufgabenbeschreibungen und führen Sie regelmäßig Personalbeurteilungen durch. Bereiten Sie Ihre Führungskräfte darauf vor, regelmäßig selbst Zeugnisse verfassen oder dafür detailliert und strukturiert Auskunft geben zu müssen.

Arbeitnehmer: Kümmern Sie sich rechtzeitig um Ihr Zeugnis, denn Ihr Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, Ihnen hinterher zu laufen. Bieten Sie an, Ihr Zeugnis selbst zu schreiben. Wenn Ihr Arbeitgeber einwilligt, sollten Sie sich mit ihm über die zu vergebende Note verständigen. Erst dann können Sie loslegen, jedoch sollten Sie Ihr Zeugnis niemals ohne fachkundige Prüfung fertigstellen. Verzichten Sie darauf, allein Büchern oder dem Internet zu vertrauen, sondern sprechen Sie mit einem Anwalt, Germanisten und/oder Sprachwissenschaftler über Ihren Entwurf, damit dieser noch Informationen über Ihr tatsächliches Arbeitsleben berücksichtigen und eigene Formulierungsvorschläge machen kann. Den Entwurf Ihres Arbeitgebers lassen Sie natürlich ebenfalls prüfen, denn Sie müssen sich nicht mit dem erstbesten Zeugnis zufriedengeben. Bedenken Sie: Ihr Arbeitszeugnis ist nicht alles, was Ihr zukünftiger Arbeitgeber in seine Auswahlentscheidung einbezieht, jedoch ein schlecht gemachtes Zeugnis wirkt schnell wie eine zerknickte und fleckige Visitenkarte, ein feuchter Händedruck, fettige Haare und Mundgeruch: Sie kommen gar nicht mehr dazu zu zeigen, was Sie alles drauf haben.

Betriebsrat: Sie können Ihr Mitbestimmungsrecht bei der Personalbeurteilung nach §94 BetrVG dazu nutzen, dass Sie nicht nur Ihre Führungskräfte für das Führen von Beurteilungsgesprächen schulen lassen, sondern ihnen auch gleich entsprechende Schulungsmaßnahmen für die Erstellung von Arbeitszeugnissen angedeihen lassen. Außerdem können Sie bei der Verwendung von standardisierten Textbausteinen, die auf den Ergebissen eines (ebenfalls mitzubestimmenden) Beurteilungsbogens beruhen, mitbestimmen. Beachten Sie, dass Sie beim individualrechtlichen Zeugnisanspruch Ihrer KollegInnen allenfalls informierend tätig werden können. Fokussieren Sie Ihre Unterstützung daher auch auf Ihre Abteilungsleiter, denn an denen bleibt die häufig unbeliebte Aufgabe der Zeugniserstellung oftmals „hängen“. Halten Sie einen Leitfaden zur Zeugnissprache bereit, wenn Ihre KollegInnen ihre Zeugnisse erstmal verstehen und einordnen können wollen.